22 sierpnia 2012 r. w sali Szubińskiego Domu Kultury w Szubinie, odbyła się narada  sołtysów oraz przewodniczącymi zarządów osiedli. Spotkanie prowadził Burmistrz Szubina, który w pierwszej kolejności przedstawił planowany podział Gminy Szubin na okręgi wyborcze w wyborach samorządowych w 2014 roku. Później przedstawiono prezentację opisującą wprowadzenie do nowego systemu gospodarki odpadami. Przypomniano o możliwości wypełnienia ankiet, których druki są do pobrania u sołtysów poszczególnych miejscowości, drugą możliwością wzięcia udziału w ankiecie jest jej pobranie , wydrukowania i oddania wypełnionej do Biura Obsługi Klienta w Urzędzie Miejskim w Szubinie tam też są dostępnie w formie papierowej. Ważnym punktem tej ankiety jest określenie sposobu naliczania opłat. Do wyboru mamy: a) od liczby mieszkańców zamieszkujących daną nieruchomość, b) od ilości zużytej wody z danej nieruchomości (w przeliczeniu na m3 zużytej wody), c) od powierzchni lokalu mieszkalnego (w przeliczeniu na m2), d) od gospodarstwa domowego. Najprawdopodobniej jednak zostanie wybrany sposób naliczania od liczby mieszkańców. Ankiety można wypełniać i składać do 28 września 2012 r. Liczymy na państwa udział. Później zajęto się zasadami i formą tworzenia funduszy sołeckich, jak również zgłoszeniami wniosków do projektu budżetu Gminy Szubin na 2013 r. Na spotkaniu głos zabrała Renata Michalak - Kierownik MGOPS w Szubinie, która zaapelowała do Sołtysów o podjęcie współpracy z pracownikami socjalnymi, którzy działają na terenie poszczególnych sołectw. Janusz Zygowski odpowiedzialny za działanie OSP  z ramienia Urzędu Miejskiego w Szubinie, zwrócił się z prośbą w imieniu Piotra S.Adamczewskiego - prezesa ZOMG ZOSP RP w Szubinie o uwzględnienie środków w budżecie funduszy sołeckich na rzecz działających na terenie gminy zastępów OSP. Poinformowano także o wprowadzeniu przez Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy systemu powiadamiania SMS o zagrożeniach, numery telefonów wszystkich sołtysów zostaną wpisane do bazy teleadresowej systemu. Po krótkiej dyskusji na temat zasad naliczania opłat za wywóz odpadów, spotkanie zakończono. W zebraniu uczestniczyło 30 sołtysów i 3 przewodniczących osiedli w Szubinie.