Pomysł na event powinien charakteryzować się oryginalnością, ale nie może być oderwany od potrzeb klienta czy strategii marketingowej. Musi także realizować konkretny, założony przez nas cel. Te wszystkie elementy nie muszą być wcale ograniczeniem dla naszej kreatywności, ale sprawią, że zaplanowanie i organizacja eventu będą łatwiejsze.
Każde wydarzenie organizujemy w jakimś celu, inaczej nie ma ono racji bytu. W pierwszej kolejności ustal więc, co chcesz osiągnąć poprzez organizację eventu. Czy ma on zintegrować jakąś społeczność? Szerzyć świadomość na temat konkretnego zjawiska? Stanowić podziękowanie dla najbardziej lojalnych klientów? A może po prostu promować nowy produkt? Oczywiście każdy cel jest dobry, a wydarzenie powinno go do niego przybliżać. Kiedy już uda nam się określić, co chcemy osiągnąć, łatwiej nam będzie stworzyć koncepcję wydarzenia.
Możesz mieć najbardziej oryginalny pomysł na event, jednak jego organizacja nie ma sensu, jeśli będzie rozmijał się z potrzebami klienta. Twoim zadaniem jest wysłuchanie go i dopasowanie swojej wizji do oczekiwań oraz budżetu drugiej strony. Tak naprawdę ścisłe wytyczne czy ograniczona kwota wcale nie muszą być ograniczeniem dla wyobraźni. Wręcz przeciwnie, mogą wzmóc kreatywność. Kiedy wiemy, w jakich ramach musimy się poruszać, organizacja eventów przebiega sprawniej.
Wydarzenie organizujesz dla klienta, ale również dla konkretnych odbiorców. Zanim przystąpisz do organizacji eventu, musisz poznać potrzeby oraz oczekiwania grupy docelowej. Można to zrobić, przeprowadzając zwykłą ankietę. Dowiesz się, czy np. klienci firmy woleliby bawić się na eleganckim bankiecie z bogatym programem artystycznym, czy większą wartość stanowi dla nich szkolenie z autorytetem w konkretnej dziedzinie. To ułatwi opracowanie pomysłu na event.
Wiesz już, jaki jest cel wydarzenia, znasz potrzeby zleceniodawcy i odbiorców, masz określony budżet. Jak dalej powinna przebiegać organizacja eventu? Możesz zacząć od sprawdzenia tego, co sprawdziło się u konkurencji. Nie oznacza to, że masz ją kopiować. Wręcz przeciwnie, łatwiej Ci będzie wprowadzić innowacje i ulepszenia. Czerp od najlepszych, nawet jeśli to dużo więksi gracze. Zastanów się, jak sprawdzony pomysł na event dopasować do warunków i kryteriów, w których musisz się poruszać.
Branżę eventową charakteryzuje ciągła zmiana. Obecnie organizacja eventu różni się od tego samego procesu sprzed dziesięciu lat. Co chwilę pojawiają się nowe trendy, zmieniają się upodobania klientów. Przykładem może być rosnąca popularność tzw. wyjazdów incentive, influencerów czy przeniesienie wydarzeń do sieci. Będąc na bieżąco z nowinkami, unikniesz problemów związanych z brakiem pomysłu na event. Śledź strony i magazyny branżowe, uczestnicz w konferencjach i kursach, aby podnieść swoje kwalifikacje.
Szkolenie z kreacji i organizacji eventów znajdziesz na: https://emtg.pl/kreacja-eventu-zalozenia-biznesowe-i-potrzeby-grupy-docelowej/
