Image by Michal Jarmoluk from Pixabay.com
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców już w 2026 roku. Warto przygotować się do jego wdrożenia już teraz, korzystając z licznych funkcjonalności i łatwej obsługi programu. Co musimy wiedzieć o fakturach zaliczkowych, zagranicznych i korektach faktur w KSeF? Jak będą wyglądać te kwestie?
Jeśli chodzi o KSeF faktura zaliczkowa, jest ona wystawiana wtedy, gdy podatnik otrzyma zaliczkę na poczet dostawy towarów lub wykonania usługi. O czym mówią przepisy o VAT? Ustawa wskazuje, że podatnik dokonujący sprzedaży, który otrzymał zaliczkę na jej poczet ma obowiązek wystawić zaliczkową fakturę do 15 dnia następnego miesiąca. Organy podatkowe w takiej sytuacji dopuszczają brak obowiązku wystawiania takiej faktury, jeżeli zapłata miała miejsce w miesiącu sprzedaży. W ustawie dodano zapis regulujący brak takiego obowiązku (przepisy te istnieją od 2023 roku). Poza tym znaczenie ma zapis o obowiązkowym umieszczeniu daty zapłaty na fakturze, jeśli nie wystawiamy faktury zaliczkowej, a data nie jest taka sama jak data wystawienia faktury. Oczywiście każdy przedsiębiorca powinien przestrzegać aktualnie obowiązujących przepisów i działać zgodnie z nimi!
Kolejna ważna kwestia w wielu przypadkach to KSeF a faktury zagraniczne. Pomimo tego, że podmioty z zagranicy nie będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, nie oznacza to, że są zwolnieni z obowiązku fakturowania. W takim wypadku podmioty muszą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne. Jeśli chodzi o elektroniczne faktury, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona osoba powinna przesłać je lub udostępnić nabywcy we wcześniej uzgodniony sposób, zachowując je także w swojej dokumentacji. Z kolei papierowe dokumenty wystawiamy w co najmniej dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje podatnik dokonujący sprzedaży. Konstrukcja przepisów pozostała taka sama, jak wcześniej - bez zmian w tym zakresie. Elementy, które powinna posiadać faktura, wskazane zostały w art. 106e ustawy o VAT.
Gdy polski nabywca usług lub towarów otrzyma fakturę papierową lub elektroniczną od podatnika z zagranicy, nie trzeba obawiać się co do jej skuteczności i legalności. Faktury takie nie muszą być wystawianie w Krajowym Systemie e-Faktur, gdyż podmioty zagraniczne nie zostały objęte obowiązkiem korzystania z tego systemu.
W KSeF korekta faktury także jest możliwa do wystawienia. Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF odnosi się także do zmiany w sposobie tworzenia i rozliczania korygujących faktur. W przypadku, gdy po wystawianiu faktury kwota podatku lub podstawa opodatkowania uległa zmianie, dokonano zwrotu towarów, dokonano zwrotu całości lub części zapłaty lub stwierdzono pomyłkę w pozycji faktury - należy wystawić fakturę korygującą. Odnośnie tworzenia faktur w KSeF, który od 2026 stanie się konieczny, przepis ten nie ulega zmianom. Wszelkie zmiany w pozycjach faktury wymagają zatem wystawienia faktury korygującej dokumentującej faktyczny przebieg transakcji. Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca? Należy w niej wskazać:
Co istotne, dodatkowo faktura korygująca może zawierać przyczynę korekty oraz wyrazy "Faktura Korygująca" lun "Korekta". Dokument ten wystawiamy w postaci faktury strukturalnej, czyli wystawianej za pośrednictwem KSeF - Krajowego Systemu e-Faktur.
Podsumowując, warto zauważyć, że od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się codziennością przedsiębiorców działających w Polsce. Aktualnie korzystanie z systemu jest dobrowolne, jednak coraz większe grono firm decyduje się już teraz wystawiać faktury strukturalne w taki sposób. Wynika to z wielu dostępnych funkcjonalności, które ułatwiają codzienne zadania.
